1. Ha ett tydligt syfte
Är det en personalfest, kick-off eller en ren konferens? Många gånger har arrangören ett syfte med konferensen medan deltagarna förväntar sig att få dricka öl och bada bastu. När förhoppningarna krockar blir det lätt besvikelse från båda hållen. För att undvika missförstånd är det bra att redan i första kontakten vara klar över vad du vill få ut av konferensen och förmedla det till dina medarbetare i gruppen. Har de sett fram emot att bara ha kul är det inte så populärt att sitta och prata siffror i två dagar. Men vet alla vad som ska göras kan de anpassa sig till det. Vem för anteckningar och vem får i uppgift att leda utvärderingen? Det är även viktigt att ha rollerna tydliga till uppföljningen senare.

2. Ha realistiska förväntningar
Lägg in pauser och bensträckare. Tiden räcker inte till allt. Ha realistiska förväntningar och undvik korvstoppartekniken. Det måste finnas luft och utrymme att ha åsikter och fatta rätt beslut i olika frågor. Låt alla få komma till tals. Med en allt för fullsatt agenda finns risken att ingenting utförs ordentligt och att bara de hetsigaste och mest högljudda får fram sina åsikter.

3. Välj rätt aktivitet
I ivern att prova nya spännande teambuilding aktiviteter är det lätt att glömma hur olika individer i en grupp kan vara. Vissa tycker det är kul att prova nya saker medan andra upplever det som ett orosmoment långt i förväg. Lösningen är att anpassa aktiviteterna efter alla i gruppen. Kanske behöver inte alla delta på samtliga aktiviteter? Låt de som vill syssla med en fartfylld aktivitet som vattenskidor. De som inte vill bada kan få sitta ned i en solstol och bara titta ut över vattnet. Folk som inte trivs i en oväntad och oförutsedd situation kan bli väldigt stressade av det. Något som kan vara svårt för en spontan och framåt person att förstå. Vissa blir som tokiga när karaokemaskinen plockas fram och vägrar lämna ifrån sig mikrofonen. Men alla kanske inte känner för att sjunga på scen eller synas. Tänk till nästa gång. Vilka finns med i gruppen? Hur skulle de uppleva situationen?

4. Hantera gnällspikarna
En del deltagare blir negativa och stuntar i att vara med på aktiviteterna. Ibland kan det vara så att det i själva verket är personer som bara är osäkra och inte gillar nya oförutsedda situationer. Reaktionen är ett resultat av att inte ha kontroll. Uppför man sig som ett barn blir man bemött som ett. Fråga personen: ”vi tänker göra det bästa av den här dagen, vill du vara med?”. Negativ energi är dåligt för hela gruppen. Det kan vara tungt att ensam dra motivationslasset i mindre grupper om man delar upp sig i sådana. Då kan det vara läge att utse någon i varje grupp som leder och uppmuntrar arbetet. Ett annat tips är att utse olika projektgrupper redan innan en konferens som får hålla i olika delar. På så sätt får du med alla och det är svårare att gnälla på andra när man har arrangerat en annan del själv. Sedan finns det alltid personer som tycker att deras arbetstid är viktigare än att umgås med medarbetarna på en kick-off eller liknande. Gör klart att konferenser är obligatoriska på arbetstid, och att det inte är en valfri situation.

4. Splittra invanda grupper
På alla kontor och arbetsplatser finns det invanda grupper och roller. Vissa tycker mer om varandra, det kan man inte ändra på. Men ofta är syftet att lära känna varandra på ett annat plan än det rent professionella. Försök att blanda delar av organisationen och var öppen för nya kontakter. Glöm tidigare grupperingar och hierarkier. Gör också aktiviteter där deltagarna kan mötas och lösa problem på en neutral planhalva där ingen känner sig mer hemma än någon annan.

6. Se upp med alkoholen!
En ren kick-off med enbart teambuildande funktion har andra spelregler än en traditionell konferens. Vissa deltagare kanske ser konferensen som ett tillfälle att belöna sig själva, komma bort och dricka så mycket alkohol som möjligt under 24 timmar. När alla andra hunnit ta en öl har de hunnit dricka tre. Vill ni få någonting gjort dagen efter en middag, exempelvis under en två dagars konferens, bör du vara noga med att markera att företaget bara bjuder på ett glas vin. Eller ha en helt alkoholfri konferens om det är mer arbetsrelaterad än nöjesrelaterad.

7. Utvärdera!
Utvärderingen är så viktig och så underskattad. Många konferenser faller i glömska veckan därpå. Åk tillbaka på kontoret och skriv direkt ner vad ni kom fram till! Ha ett uppföljningsmöte och se till att rätt personer får i uppgift att också genomföra de förändringar och förbättringar som föreslagits. Annars är risken stor att ingen anstränger sig på nästa konferens eftersom ”det ändå inte hände någonting förra gången”.